Decydując się na wynajem mieszkania w ramach najmu prywatnego, prawdopodobnie nasunęło Ci się kiedyś pytanie, czy musisz wystawiać faktury dla najemców. W poniższym wpisie dowiesz się, kto jest zobowiązany do wystawiania faktur. Poznasz również korzyści wynikające z fakturowania oraz zdobędziesz wiedzę o tym, jakie elementy powinna zawierać faktura za wynajem mieszkania.

Zacznijmy od tego, że jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, czyli wynajmujesz mieszkanie na cele mieszkaniowe lub nie przekroczyłeś rocznego limitu obrotu 200.000 zł, to nie masz obowiązku wystawiania faktur.

Skoro nie musisz wystawiać faktur, to czy mimo wszystko możesz to robić?

Odpowiedź brzmi: tak! Nawet jeśli nie masz zarejestrowanej działalności gospodarczej w CEIDG, to możesz wystawiać faktury. Korzyści z jej wystawienia przedstawia poniższy przykład.

Przykład 1

Wojtek podpisał umowę kilka miesięcy temu. Najemca powinien wpłacać czynsz do 10. dnia miesiąca. W rzeczywistości płaci różnie – czasami 5. dnia miesiąca, czasami 15. Najemca nie pamięta o zapisie w umowie, na podstawie którego właścicielowi przysługują odsetki za nieterminowe płatności.

Wojtek nie wysyła faktur do najemcy. Myśli: „Przecież najemca płaci. Dobrze, że w ogóle płaci, biorąc pod uwagę to, co dzieje się na rynku i jacy potrafią być najemcy. Nie będę dodatkowo zawracał mu głowy moimi fakturami. Ale zaraz… Przecież faktury wystawiają z reguły przedsiębiorcy, profesjonalne firmy. Tak! Niech najemca wie, że podchodzę do tematu profesjonalnie. Co miesiąc będę wysyłać mu fakturę. Będzie to dodatkowe przypomnienie o płatności. Zapewne umowa najmu już dawno wylądowała na spodzie szuflady najemcy. Prawdopodobnie nie pamięta, jaki termin płatności ustaliliśmy. Wystawianie faktur jest przecież zgodne z prawem i korzystne dla obu stron.”

Kwestię zasad wystawiania faktur reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Na jej podstawie fakturę możemy wystawić najpóźniej w terminie płatności czynszu a najwcześniej 30 dni przed nim. Jeśli na fakturze zamieścisz informację o tym, jakiego okresu dotyczy wynajem, wówczas termin 30 dni Cię nie obowiązuje – fakturę możesz wystawić wcześniej.

Po podjęciu decyzji o wystawianiu faktur dla najemcy Wojtek zastanawia się, co dalej. „Zgodnie z zapisami umowy najemca powinien płacić mi z góry do 10. dnia miesiąca. Fakturę mogę wystawić najpóźniej 10., a najwcześniej 30 dni przed tą datą, czyli 10. dnia miesiąca poprzedzającego. W takim razie najkorzystniej dla mnie będzie wystawiać faktury na początku miesiąca, np. pierwszego dnia danego miesiąca. Z punktu widzenia najemcy również lepiej zapłacić czynsz jak najszybciej, skoro i tak musi być zapłacony.”

FAKTURA ZA WYNAJEM MIESZKANIA – JAKIE ELEMENTY POWINNA ZAWIERAĆ?

1. Numer faktury

Możesz przyjąć numerację roczną (1/2020; 2/2020 itd.) lub miesięczną (1/05/2020; 2/05/2020 itd.). Jeśli chcesz, to przed numerem możesz oznaczyć symbolem mieszkanie, którego dotyczy faktura (np. M/1/05/2020; S/1/05/2020). Numeracja jest dowolna. Jest jednak jedna ważna zasada – nie możesz wystawić dwóch faktur o tym samym numerze.

2. Data wystawienia

Data wystawienia nie może być późniejsza niż termin płatności czynszu ustalony w umowie. Najwcześniejsza możliwa data wystawienia faktury to 30 dni przed tym terminem.

3. Data sprzedaży

Jeśli rozliczasz się z najemcą w okresach miesięcznych, wówczas datą sprzedaży będzie ostatni dzień miesiąca, np. 31 marca 2020. Jeśli rozliczasz się w okresach kwartalnych, wówczas datą sprzedaży będzie ostatni dzień kwartału.

4. Dane sprzedawcy (wynajmującego)

Imię, nazwisko, adres, NIP.

5. Dane nabywcy (najemcy)

Imię, nazwisko, adres. NIP/PESEL (PESEL w sytuacji gdy Twoim najemcą jest osoba fizyczna).

6. Nazwa usługi

W przypadku usług wynajmu może to być, np. „czynsz najmu za maj 2020”.

7. Jednostka miary

Chodzi tu o okres rozliczeniowy z najemcą – z reguły jest to miesiąc.

8. Cena usługi

Wysokość miesięcznego czynszu najmu.

9. Wartość usługi

Wartość usługi to cena usługi przemnożona przez liczbę jednostek miary.

10. Forma płatności

Informacja o tym, jak najemca powinien zapłacić czynsz, np. gotówką lub przelewem.

11. Nr konta bankowego wynajmującego

Dotyczy sytuacji, w których najemca płaci czynsz przelewem.

12. Termin zapłaty

Fakturę spełniającą powyższe elementy możesz wystawić, np. w programie Word czy Excel. Możesz również zrobić to ręcznie. Na rynku jest mnóstwo programów do wystawiania faktur – zarówno darmowych jak i odpłatnych. Pamiętaj, że jeśli wystawiasz faktury elektronicznie, to przygotowane dokumenty musisz przerobić na format nieedytowalny, np. pdf. Co więcej, faktur elektronicznych nie musisz drukować i podpisywać. Jeśli najemca wyraził zgodę na to, aby otrzymywać faktury drogą elektroniczną, wówczas wystarczy wysłać fakturę w formacie nieedytowalnym za pośrednictwem maila czy odpowiedniego programu. Zgodę najemcy na odbiór faktur w formie elektronicznej najlepiej uregulować od razu w umowie. Wystarczy, że najemca podpisze się pod wyrażeniem „Wyrażam zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych na wskazany przeze mnie adres e-mail …………………………. <podpis> ”.

FAKTURA ZA WYNAJEM MIESZKANIA – WZÓR DOKUMENTU

W linku poniżej znajdziesz przykładowy szablon faktury w formacie excel. Wypełnij pola opisane w instrukcji i gotowe!

PRZYKŁADOWY SZABLON FAKTURY DLA NAJEMCY

Aby prawidłowo wystawić fakturę, powinieneś wiedzieć, jakie stawki VAT obowiązują w przypadku świadczenia określonych usług związanych z wynajmem nieruchomości. Informacje na ten temat znajdziesz w stworzonym przez nas krótkim kursie „Podatek VAT”. Dowiesz się w nim, m.in. czy Twój wynajem podlega opodatkowaniu podatkiem VAT oraz jakie są możliwości zwolnienia z VAT.

Zobacz też pozostałe wpisy!