Decydując się na wynajem mieszkania w ramach najmu prywatnego prawdopodobnie nasunęło Ci się kiedyś pytanie, czy musisz wystawiać faktury dla najemców. W poniższym wpisie dowiesz się, kto jest zobowiązany do wystawiania faktur. Poznasz również korzyści wynikające z fakturowania oraz zdobędziesz wiedzę o tym, jakie elementy powinna zawierać faktura za wynajem mieszkania.

Zacznijmy od tego, że jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, czyli wynajmujesz mieszkanie na cele mieszkaniowe lub nie przekroczyłeś rocznego limitu obrotu 200.000 zł, to nie masz obowiązku wystawiania faktur. Wyjątkiem jest sytuacja, w której najemca zażąda od Ciebie faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, którego dotyczy czynsz najmu bądź od momentu, w którym otrzymałeś całość lub część zapłaty. W praktyce, jeśli Twoim najemcą jest osoba fizyczna, to rzadko zdarza się, żeby faktura była mu potrzebna.

Skoro nie musisz wystawiać faktur, to czy mimo wszystko możesz to robić?

Odpowiedź brzmi: tak! Nawet jeśli nie masz zarejestrowanej działalności gospodarczej w CEIDG, to możesz wystawiać faktury. Korzyści z jej wystawienia przedstawia poniższy przykład.

Przykład 1

Wojtek podpisał umowę kilka miesięcy temu. Najemca powinien wpłacać czynsz do 10. dnia miesiąca. W rzeczywistości płaci różnie – czasami 5. dnia miesiąca, czasami 15. Najemca nie pamięta o zapisie w umowie, na podstawie którego właścicielowi przysługują odsetki za nieterminowe płatności.

Wojtek nie wysyła faktur do najemcy. Myśli: „Przecież najemca płaci. Dobrze, że w ogóle płaci, biorąc pod uwagę to, co dzieje się na rynku i jacy potrafią być najemcy. Nie będę dodatkowo zawracał mu głowy moimi fakturami. Ale zaraz… Przecież faktury wystawiają z reguły przedsiębiorcy, profesjonalne firmy. Tak! Niech najemca wie, że podchodzę do tematu profesjonalnie. Co miesiąc będę wysyłać mu fakturę. Będzie to dodatkowe przypomnienie o płatności. Zapewne umowa najmu już dawno wylądowała na spodzie szuflady najemcy. Prawdopodobnie nie pamięta, jaki termin płatności ustaliliśmy. Wystawianie faktur jest przecież zgodne z prawem i korzystne dla obu stron.”

Kwestię zasad wystawiania faktur reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Na jej podstawie fakturę możemy wystawić najpóźniej w terminie płatności czynszu a najwcześniej 30 dni przed nim.

Po podjęciu decyzji o wystawianiu faktur dla najemcy Wojtek zastanawia się, co dalej. „Zgodnie z zapisami umowy najemca powinien płacić mi z góry do 10. dnia miesiąca. Fakturę mogę wystawić najpóźniej 10., a najwcześniej 30 dni przed tą datą, czyli 10. dnia miesiąca poprzedzającego. W takim razie najkorzystniej dla mnie będzie wystawiać faktury na początku miesiąca, np. pierwszego dnia danego miesiąca. Z punktu widzenia najemcy również lepiej zapłacić czynsz jak najszybciej, skoro i tak musi być zapłacony.”

Jakie dane powinna zawierać faktura?

1. Numer faktury

Możesz przyjąć numerację roczną (1/2020; 2/2020 itd.) lub miesięczną (1/05/2020; 2/05/2020 itd.). Jeśli chcesz, to przed numerem możesz oznaczyć symbolem mieszkanie, którego dotyczy faktura (np. M/1/05/2020; S/1/05/2020). Numeracja jest dowolna. Jest jednak jedna ważna zasada – nie możesz wystawić dwóch faktur o tym samym numerze.

2. Data wystawienia

Data wystawienia nie może być późniejsza niż termin płatności czynszu ustalony w umowie. Najwcześniejsza możliwa data wystawienia faktury to 30 dni przed tym terminem.

3. Data sprzedaży

Jeśli rozliczasz się z najemcą w okresach miesięcznych, wówczas datą sprzedaży będzie ostatni dzień miesiąca, np. 31 marca 2020. Jeśli rozliczasz się w okresach kwartalnych, wówczas datą sprzedaży będzie ostatni dzień kwartału.

4. Dane sprzedawcy (wynajmującego)

Imię, nazwisko, adres, NIP.

5. Dane nabywcy (najemcy)

Imię, nazwisko, adres. NIP/PESEL (PESEL w sytuacji gdy Twoim najemcą jest osoba fizyczna).

6. Nazwa usługi

W przypadku usług wynajmu może to być, np. „czynsz najmu za maj 2020”.

7. Jednostka miary

Chodzi tu o okres rozliczeniowy z najemcą – z reguły jest to miesiąc.

8. Cena usługi

Wysokość miesięcznego czynszu najmu.

9. Wartość usługi

Wartość usługi to cena usługi przemnożona przez liczbę jednostek miary.

10. Forma płatności

Informacja o tym, jak najemca powinien zapłacić czynsz, np. gotówką lub przelewem.

11. Nr konta bankowego wynajmującego

Dotyczy sytuacji, w których najemca płaci czynsz przelewem.

12. Termin zapłaty

Fakturę spełniającą powyższe elementy możesz wystawić, np. w programie Word czy Excel. Możesz również zrobić to ręcznie. Na rynku jest mnóstwo programów do wystawiania faktur – zarówno darmowych jak i odpłatnych. Pamiętaj, że jeśli wystawiasz faktury elektronicznie, to przygotowane dokumenty musisz przerobić na format nieedytowalny, np. pdf. Co więcej, faktur elektronicznych nie musisz drukować i podpisywać. Jeśli najemca wyraził zgodę na to, aby otrzymywać faktury drogą elektroniczną, wówczas wystarczy wysłać fakturę w formacie nieedytowalnym za pośrednictwem maila czy odpowiedniego programu. Zgodę najemcy na odbiór faktur w formie elektronicznej najlepiej uregulować od razu w umowie. Wystarczy, że najemca podpisze się pod wyrażeniem „Wyrażam zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych na wskazany przeze mnie adres e-mail …………………………. <podpis> ”.

W linku poniżej znajdziesz przykładowy szablon faktury w formacie excel. Wypełnij pola opisane w instrukcji i gotowe!

PRZYKŁADOWY SZABLON FAKTURY DLA NAJEMCY

Zobacz też pozostałe wpisy!